Компания готова предоставить своим заказчикам полный комплекс услуг по разработке и внедрению систем управления документами, включая архивные услуги.
 
  
 
 
Консалтинг
 
 
Внедрение
 
 
Техническая поддержка
и развитие
 

Консалтинг в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ) – это профессиональная помощь со стороны квалифицированных специалистов в области документационного обеспечения управления, осуществляемая в форме рекомендаций и совместно выработанных с клиентом решений.

Основной целью консалтинга является унифицирование правил работы с документами, повышение качества работы с документами в организации, создание условий для использования современных технологий в документационном обеспечении управления.

Консалтинг позволяет посмотреть на ситуацию со стороны и более взвешено и объективно оценить ее, что в свою очередь позволяет выработать эффективные меры по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Наши специалисты, прошедшие профессиональную переподготовку по курсу “Документоведению и документационному обеспечению управления” в ВНИИДАД, хорошо разбираются в вопросах организации как бумажного, так и электронного документооборота и готовы оказать консалтинговые услуги по обследованию технологии ДОУ.

Автоматизация работы с документами позволяет повысить эффективность управления документами организации, а, следовательно, эффективность функционирования организации в целом.

Внедрение системы осуществляется в несколько этапов. Этапы выполнения работ по внедрению сопровождается разработкой документов.

Начальный этап внедрения – этап проведения обследования технологии работы с документами в организации Заказчика может осуществляться на основе методики проведения работ по обследованию или анкетированием сотрудников организации, но следует учитывать, что объем проводимых работ по этому этапу зависит от:

  • количества автоматизируемых рабочих мест в организации Заказчика;
  • автоматизируемых процессов работы с документами;
  • необходимости оптимизации работы персонала с документами.

Как и любая корпоративная информационная система СЭД должна развиваться, чтобы соответствовать растущим потребностям компании. Можно выделить следующие направления технической поддержки, обеспечивающие развитие автоматизированных систем управления документами:

  • Обновление программного обеспечения СЭД, дает совместимость с новыми системными программными продуктами как серверными, так и клиентскими (операционные системы, СУБД, офисные приложения). Кроме того, в новых версиях СЭД реализуются дополнительные сервисы в соответствии с меняющимися требованиями законодательства и трендами отрасли (мобильность, работа с ЭП, поддержка МЭДО и ССТУ);
  • Развитие системы «вширь» - подключение новых рабочих мест, вовлечение новых сотрудников в работу с системой, подключение дополнительных опций, расширяющих функциональность СЭД (поточное сканирование и распознавание, работа с партионной почтой и штрих-кодами);
 

Работы по обследованию технологии ДОУ включают:

  • анализ нормативно-методической базы предприятия Заказчика;
  • анализ документации предприятия;
  • анализ процессов документооборота на предприятии;
  • анализ практики работы с документами на рабочих местах;
  • анкетирование и/или интервьюирование сотрудников предприятия, ответственных за делопроизводство, с целью выявления фактического состояния технологии ДОУ;
  • анализ уровня квалификации персонала, ответственного за документооборот;
  • подготовка отчета по результатам обследования, который включает анализ полученных данных и рекомендации по оптимизации технологий ДОУ;
  • разработка концепции документационного обеспечения управления;
  • разработка или корректировка нормативных документов.

Перечень работ по внедрению:

  • Обследование технологии работы с документами
  • Установка программного обеспечения
  • Настройка системы, формирование справочников и классификаторов системы, определение пользовательских прав
  • Разработка нормативных документов, регламентирующих электронный документооборот
  • Обучение персонала организации Заказчика
  • Испытания системы
  • Опытная эксплуатация системы (авторский надзор)
  • Окончательная настройка системы с учетом особенности работы пользователей, выявленных в процессе обучения и опытной эксплуатации.
  • Ввод в промышленную эксплуатацию.
  • Развитие системы «вглубь» - включение в электронный документооборот новых видов документов, разработка новых отчетов и процессов управления документами, в том числе интегрированных с другими информационными системами;
  • Актуализация локальной нормативной базы управления документами. Со временем правила, регламенты, положения, инструкции теряют свою актуальность, перестают соответствовать законодательству и текущему состоянию компании, содержат противоречивые положения, устаревшие нормы, что несет риски неуправляемости или бездействия в экстренных ситуациях.
  • Консультирование пользователей по вопросам работы с системой. В компании появляются новые сотрудники, не прошедшие обучение по работе с системой в период внедрения, в системе появляются новые сервисы, работа с которыми требует консультаций. Решение проблемных ситуаций, связанных с эксплуатацией системы электронного документооборота